Geschäftspost digital empfangen: So funktioniert der Postservice

Was bedeutet „Geschäftspost digital empfangen“?

Bei einem digitalen Postservice werden für dich adressierte Briefsendungen an einer vereinbarten Empfangsadresse angenommen. Nach der vereinbarten Bearbeitung können die Briefe gescannt und als digitale Dokumente bereitgestellt oder per E-Mail übermittelt werden. Das erspart den täglichen Gang zu einem festen Briefkasten, ersetzt aber keine gesetzlich erforderliche Geschäftsanschrift und keine Fristenkontrolle.

Ein digitaler Postservice eignet sich vor allem für Freelancer, kleine Unternehmen, Agenturen und Onlinehändler, die gewöhnliche Korrespondenz zuverlässig organisieren möchten.

Wie läuft die digitale Postannahme ab?

1. Bedarf klären: Welche Post ist zu erwarten, wer darf sie empfangen und wie häufig muss sie bearbeitet werden?
2. Vertrag und Berechtigung: Empfang und gegebenenfalls Öffnen sowie Digitalisieren werden ausdrücklich vereinbart. Je nach Sendungsart können weitere Vollmachten notwendig sein.
3. Briefannahme: Die Sendung trifft an der betreuten Anschrift ein und wird einem Kunden zugeordnet.
4. Digitalisierung: Reguläre Briefpost wird im vereinbarten Rhythmus bearbeitet und als Scan per E-Mail übermittelt.
5. Originale: Für wichtige Dokumente wird festgelegt, ob und wie eine kostenpflichtige Weiterleitung des Originals möglich ist.

Bei IMPREGO Business hängt die Bearbeitungshäufigkeit vom Tarif ab. Die Post kommt daher nicht zwingend am Tag ihres Eingangs digital an.

Worauf solltest du beim Anbieter achten?

Wichtig sind eine tatsächlich betreute Anschrift, eine überprüfbare Zuordnung der Briefe, transparente Kontingente und klare Regeln für nicht eingeschlossene Sendungen. Prüfe insbesondere, ob Pakete, Retouren, Waren oder förmliche Zustellungen angenommen werden und wie mit nicht zustellbaren Briefen umgegangen wird.

Bei sensiblen Inhalten spielen Vertraulichkeit, Zugriffsberechtigungen und die sichere Zustellung digitaler Dokumente eine besondere Rolle. Werden Scans per E-Mail versendet, sollte die Eignung dieses Zustellwegs für deine Korrespondenz berücksichtigt werden.

Welche Kosten und Grenzen gibt es bei IMPREGO Business?

IMPREGO Business Start umfasst derzeit 30 reguläre Briefe und zwei Bearbeitungstage pro Woche für 9,90 € monatlich. Business Plus umfasst 55 Briefe und drei Bearbeitungstage für 29,90 €. Business Premium umfasst 70 Briefe und fünf Bearbeitungstage für 49,90 € monatlich. Mehrmengen, Originalweiterleitung und Zusatzleistungen können weitere Kosten verursachen. Die jeweils gültigen Bedingungen stehen auf der Business-Seite.

Pakete, Warenannahme und Retouren gehören nicht zu den regulären Business-Briefkontingenten. Förmliche Zustellungen erfordern eine gesondert geregelte Empfangsbefugnis. Auch bei digital übermittelten Briefen können rechtliche Fristen bereits vorher beginnen.

Häufige Fragen zum digitalen Postempfang

Kann ich meine Geschäftspost im Ausland digital lesen?

Ja, sofern die Übermittlung digital vereinbart ist und du dort Zugriff auf deine E-Mails hast. Die Annahme erfolgt weiterhin an der vereinbarten Adresse in Deutschland.

Wie schnell wird ein Brief gescannt?

Für gewöhnliche Briefe richtet sich die Digitalisierung nach dem vereinbarten Tarif (zwei, drei oder fünf Bearbeitungstage pro Woche bei IMPREGO Business). Gerichtliche, behördliche, förmliche und erkennbar fristgebundene Sendungen werden nach tatsächlichem Eingang und eindeutiger Zuordnung montags bis samstags außerhalb gesetzlicher Feiertage tarifunabhängig vorrangig bearbeitet und bei Eingang während der Annahme- und Bearbeitungszeiten grundsätzlich noch am selben Tag digitalisiert.

Ist digitaler Postempfang eine Geschäfts- oder Meldeadresse?

Nein. Ein Postempfangsdienst stellt weder automatisch einen Geschäftssitz noch einen Wohnsitz oder eine Meldeadresse zur Verfügung. Eine etwaige öffentliche Adressnutzung wird gesondert geprüft.

Kann ich Originale nachfordern?

Bei IMPREGO ist eine Originalweiterleitung nach Vereinbarung zum Preis von 2,90 € pro Brief vorgesehen. Maßgeblich sind die aktuellen Tarifbedingungen.